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【AEO(5)认证实践案例】之法定代表人(授权人)认证难点

收藏 2017-08-09

【概要】在实际AEO认证辅导实践中,对于组织架构有一个典型的问题,即“垂直架构体系”,法人非实际的运营负责人,工厂实际未单独存在总经理、财务总监等职务,而相关负责人是隶属于区域总部,该情况下,企业在认证过程中涉及组织架构、法人(或其授权人员)、负责关务的高级管理人员、人员违法中的法人代表(或实际负责人)该如何认定?对于法定代表人的授权人需要提供什么样的证明文件?

【一诺AEO辅导实例说明】

某工厂在中国有五家公司(独立法人),在上海设有区域管理中心(所谓区域总部),副总裁(总经理/外籍)、财务总监、人事总监、信息安全总监等高管位于总部办公;各工厂整个生产运营由运营总监负责、另设财务专员、人事专员等职级相互独立,都接直接汇报给区域总部的高管人员;另各工厂法人代表为外籍人事常年在国外,非现场工厂的负责运营人员、也非区域总部的高级管理人员。该方式下,若其中一家工厂申请AEO认证,面对认证条款中的“1.内部组织架构”、“2.海关业务培训”、“16.人员违法”该如何分别进行认证准备?

【一诺AEO辅导实践解析】

1.内部组织架构

对于内部组织架构,要求“进出口业务、财务、内部监督等部门职责分工明确”,那么此时对于财务部门,工厂仅设置财务专员负责具体的部分日常工作,而实际财务管理权限和财务总监都隶属于区域总部,此时我们需要提供的部门职责和财务负责人的岗位说明,就不能仅限于工厂实际的财务部门和主管的职责;需要提供整个区域的财务职责和财务总监工作职责,以辨别财务部门工作的独立性;

2.海关业务培训

对于海关业务培训,要求“法定代表人或者其授权人员、负责关务的高级管理人员应当每年至少参加1次海关法律法规等相关管理规定的内部培训”,也即要求公司的法人代表或者实际负责公司的*高管理人每年需要参加一次法规培训;该授权人员部分企业理解为授权运营总监或物流经理即可,而实际该授权人我们应理解为授权负责公司的实际管理人(总经理);

但在该实例下,实际授权管理人为区域的副总裁;区域负责人并未授权运营总监全权负责公司事务(包括文件签署、决策等),故此时我们应理解为区域副总裁即为认证要求的授权人员,其需要参加海关法规及AEO相关知识的年度内训,需要具备相应的参训记录;同时需要出具法人对于区域副总裁的授权书(或任命书)。(现实中也会存在区域副总裁为外籍人员,不愿意为下面某一工厂认证事务而参与学习之事,而希望委托工厂运营总监来负责,但依据条款是不符合的,此点需要与其说明本条认证的目的)

16.人员违法

对于人员违法,要求“企业法定代表人(负责人)、负责关务的高级管理人员和财务负责人连续2年无故意犯罪记录。”。该条下要求法人代表或实际负责人出具连续2年无犯罪证明(或承诺),那么此时是该法人出具、还是区域负责总经理出具、还是工厂运营总监出具?

现实的难点在于公司法人常年在国外不进行实际负责,故一般不会配合出具该证明文件;那么此时按照实际负责人来出具,即需要区域副总裁出具连续2年无故意犯罪证明文件;同时需要提供法人对于区域副总裁的授权文件。

【探讨】在一诺AEO实践中,对于组织架构方面也出现多种情况,后续再做分析,或大家可留言探讨!

1)多级授权问题。法人达标为注册时的外籍总部人员,授权中国区的副总裁管理中国多家公司;中国区的副总裁再授权某一工厂的总经理;此时需认证的工厂的总经理用二级授权文件是否可以?还是需要法人单独的授权书?

2)项目授权。公司的法人或实际负责人,仅对一些重要项目做临时性授权,比如AEO项目单独授权,那么可否认为该授权有效,也即实际被授权人参加培训,出具无犯罪证明即可?

3)反授权。公司法人非实际管理人,实际管理人为董事长,此时如何提供授权书?

更多AEO辅导现场心得实时分享(关注微信公众号:tfcforum):

1,专栏:租赁标准厂房AEO认证时间分享(一)  

http://mp.weixin.qq.com/s/gli3iH_bB3BUJQmTVm87UA

2,认真推进AEO认证,给关务带来苦痛还是机遇?

http://mp.weixin.qq.com/s/VsWK4P_qNSbi8Nzs89jYbg

3,AEO专栏(6)浅谈“内部监督部门”

http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MjM5MTcwNzg5NQ==&mid=514119305&idx=1&sn=1c6f7a5106eddd23e7ec3dd0d4fcdaa5&scene=18#wechat_redirect

4, 一诺AEO专栏(4)如何构建进出口内部控制体系框架?

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5,一诺AEO专栏(3): AEO认证,珍惜当下,当海关不再严格之时?

http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzA3OTE5MjkyMw==&mid=403421818&idx=1&sn=4b47f12e8cc6c4d7b001e4308c49ad9b&scene=0#wechat_redirect

6,一诺AEO专栏(2): 项目日记-为什么我说日企能做得更好?

http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzA3OTE5MjkyMw==&mid=403398602&idx=1&sn=0d89da83ec166e60d6ebdba8793e2bfc&scene=0#wechat_redirect

7,一诺咨询话AEO(1): AEO认证,企业真需要辅导吗?

http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzA3OTE5MjkyMw==&mid=403379422&idx=1&sn=a34baed9b94dd810fece2217f66b3abb&scene=0#wechat_redirect

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